El éxito en la optimización de costos depende de adoptar un enfoque estratégico. Los líderes de TI buscan maximizar los ahorros a través de programas específicos para funciones y de toda la empresa. Este enfoque continuo y orientado a los negocios maximiza el valor empresarial mientras reduce los costos.
Basándonos en la investigación y experiencia de Gartner con diversas empresas, hemos creado un resumen de las mejores prácticas de gastos de TI para compartir con usted. Esperamos que pueda comprender las etapas clave, los recursos y las personas necesarias para planificar y ejecutar una iniciativa efectiva de optimización de costos.
Mejores Prácticas para la Optimización de Gastos de TI:
Establecer un Punto de Referencia
- Establezca el punto de partida evaluando el gasto actual en tecnología de la organización y su nivel de desarrollo. Las tareas incluyen entender el costo total de TI y crear un caso base.
- Defina la estrategia de inversión y la asignación de recursos.
- Revise la actividad actual de optimización de costos, entienda la frecuencia de las herramientas y el uso del proceso.
- Desarrolle un plan para monitorear y medir el progreso de forma regular.
Identificar Oportunidades
- Encuentre oportunidades y cree una estrategia para aprovecharlas. Las tareas incluyen el establecimiento de objetivos, el seguimiento y los enfoques para obtener beneficios.
- Identifique áreas de optimización y desarrolle una estrategia de captura.
- Examine cómo se distribuye el gasto en diferentes categorías y descubra oportunidades donde TI tiene control (suministro de TI) o influencia (demanda de TI) sobre los costos.
- Implemente mejoras rápidas renegociando y consolidando contratos con proveedores existentes para reducir los costos unitarios.
Implementación
Logre el éxito y obtenga aceptación en la organización.
- Establezca una oficina del programa para supervisar las iniciativas de Optimización de Costos de TI (ITCO).
- omente la colaboración productiva entre diferentes unidades de negocio para maximizar el éxito.
- Prepare una presentación convincente para la junta directiva con un plan bien diseñado y una historia claramente articulada.
- Trabaje con el equipo de TI para incorporar una revisión robusta de seguridad y riesgos que mitigue los peligros de vulnerabilidad.
Institucionalización
Convierta los beneficios en realidad y revise las métricas para fortalecer las restricciones de gastos.
- Revise la hoja de ruta y el calendario de ITCO.
- Evalúe iniciativas donde los ahorros reales no cumplan con las expectativas; aborde la inversión incremental para lograr los beneficios identificados.
- Prepare informes que reflejen el presupuesto y el gasto sin el programa ITCO.
- Explore áreas adicionales de madurez en la gestión financiera de TI para identificar otras oportunidades de optimización de costos de TI.
Supervisión y Mejora
Monitoree, amplíe y ajuste la asignación de recursos para implementar mejoras en los procesos..
- Revise las áreas de enfoque de optimización: reevalúe los resultados base y el valor realizado. Compare el progreso con los puntos de referencia y destaque los éxitos para aumentar la aceptación de los interesados.
- Use análisis para impulsar conocimientos y optimizar la gestión de costos en la nube.
- Supervisión de TI como un habilitador: enfóquese en implementar mejoras.
De esta manera, puede adoptar un enfoque más estratégico y programático para la optimización de costos de TI. Le invitamos a considerar a Madata como un aliado estratégico de TI en su organización.
Fuente: GARTNER